Opschalingsangst: logisch maar onnodig!

4 February 2015Bij diverse crisisorganisaties zien we het: “opschalingsangst”. Waar komt het vandaan en hoe ga je ermee om?

Opschalingsangst: die lastige twijfel of het per se nodig is om nog meer mensen, middelen of mandaat in te schakelen bij het oplossen van een calamiteit. Het is een logische en een natuurlijke impuls om opschalen zo lang mogelijk uit te stellen. Je wil het liever zelf oplossen en je wil zeker niet andere mensen onnodig belasten. Maar je neemt daarmee grote risico’s, want uitstel van noodzakelijke opschaling kan makkelijke leiden tot een escalatie van de situatie. Daarna is een nog verdere opschaling nodig om de crisis te beheersen…

Genoeg reden dus om eens wat scherper te kijken naar ‘opschalingsangst’ en de wijze waarop je daarmee kunt om gaan.

Hoofdoorzaak: twijfel
Twijfel in het hoofd van medewerkers die uiteindelijk tot opschalen moeten besluiten is vaak de oorzaak van opschalingsangst. Wat zorgt er voor die twijfel?

• Onduidelijkheid en onzekerheid
  Het is moeilijk om in te schatten waar de situatie naar toe gaat. Is opschaling wel noodzakelijk? Daarnaast kun je onvoldoende voorbereid zijn. Je weet eigenlijk niet hoe opschalen nu precies in zijn werk gaat of vergeet simpelweg door alle hectiek dat de mogelijkheid tot opschalen bestaat.
• Angst voor mogelijke negatieve uitstraling
  Zowel voor de medewerker als voor de organisatie geldt dat hij liever geen ‘gezichtsverlies’ lijdt. Opschalen wordt helaas soms nog gezien als een teken van zwakte, terwijl het eigenlijk juist een teken van (veer-)kracht is. Je vraagt je af: kan of moet ik het niet zelf afhandelen voordat ik meteen om hulp roep? Had ik eigenlijk niet moeten voorkomen dat deze crisis is ontstaan? Wat moet de buitenwereld wel niet denken als we dit tot een crisis uitroepen? Straks denken ze nog dat we onze zaken niet op orde hebben!
• “Overdaad schaadt…?”
  Wat nu als de crisis wel blijkt mee te vallen? Dan heb je het hele crisiscircus voor niets opgetuigd. Daarnaast is de kans aanwezig dat anderen zich met jouw werk gaan bemoeien, wanneer je opschaalt. Eigenlijk hou je het liever bij jezelf en wil je graag de ruimte hebben om het zelf te regelen met je eigen mensen, zonder bemoeienis van anderen.

Hoe zorg je ervoor er op tijd wordt opgeschaald?
Voor deze drie oorzaken is niet één medicijn. Het begint bij erkennen dat opschalingsangst bestaat en dat het een zeer logische reactie is. Daar hoef je niet geheimzinnig over te doen. Je moet mensen de mogelijkheid geven om hun verschillende soorten ‘angst’ een score te geven. Op basis daarvan kun je specifieke twijfels tackelen. Dat tackelen doe je op vijf manieren.

1. Draag uit: opschalen is juist een kracht!
Creëer een cultuur waarin de persoon die opschaalt zich gewaardeerd voelt. Opschalen is geen zwakte, het inschakelen van hulp getuigt juist van kracht. Je maakt daarmee duidelijk dat je geen onnodige risico’s wenst te nemen op gebied van veiligheid. Dat je snelle interventie belangrijk vindt en ervoor wil zorgen dat de juiste personen binnen je organisatie snel op de hoogte zijn. Mocht achteraf blijken dat te veel is opgeschaald, dan leer je daarvan voor een volgende keer.

2. Vaker aandacht voor opschalen tijdens oefenen
Je kunt oefenen tot je een ons weegt, maar wanneer je nooit opschaalt heeft die oefening weinig zin. Veel oefeningen gaan er impliciet van uit dat het met de opschaling van de organisatie wel goed zit. Slimmer is het om de afwegingen rond opschaling bewust op te nemen in modules voor je OTO. Start bijvoorbeeld een oefening wat eerder en laat ook de besluiten rond alarmering en opschaling onderdeel zijn van de oefening. Of hou een training die expliciet ingaat op het herkennen van crisissignalen en de daaraan gekoppelde afwegingen rond alarmering en opschaling.

3. Schaal doelbewust vaker op in echte situaties, zodat je daarvan leert
Presenteer echt opschalen ook als kans om een extra moment van oefening te creëren. Schaal wat vaker bij twijfel gewoon toch op. Het levert je in ieder geval meer inzicht en ervaring. Dat houdt mensen ook scherper en maakt ze bekender met de procedures. Als je weet wat je moet doen, dan is opschalen steeds minder eng.

4. Introduceer een vorm van gefaseerd opschalen
Opschalen betekent niet dat je direct ‘het hele circus op moet tuigen’. Bouw dus in je opschalingsmodel in dat je gericht sommige delen van je organisatie wel kunt opschalen en andere niet. Wanneer het niet nodig is, moet afschalen ook gemakkelijk en snel mogelijk zijn. Op die manier blijft op- en afschalen een flexibel proces.

5. Informeer op tijd!
Mogelijk zijn er niet direct extra ‘handjes’ of mandaat nodig, maar is het wel goed wanneer anderen alvast van de situatie op de hoogte zijn. Daadwerkelijk opschalen wordt dan laagdrempeliger, omdat veel betrokkenen al op de hoogte zijn van de stand van zaken. Bovendien kan iemand, wanneer hij of zij al snel wordt geïnformeerd, zelf ook al meedenken over de vraag of en wanneer echt opschalen aan de orde is.

Resumé: opschalen voor een optimaal functionerende crisisorganisatie
Wanneer je ziet waar de opschalingsangst vandaan komt, is het goed mogelijk om maatregelen te nemen die zorgen voor betere en snellere opschaling. Dan blijkt vaak dat de angst ten onrechte aanwezig is. Voortaan kan gemakkelijk worden voorkomen dat er te laat en onvolledig is opgeschaald, waardoor kansen zijn blijven liggen…!

Terug naar het nieuws overzicht